Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy. W przypadku pracownika, który został zatrudniony w styczniu, a zakończył pracę w marcu 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zakończy się 31 grudnia 2029 roku. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od tego, w jakim okresie był on zatrudniony. Jeśli pracownik został zatrudniony od 1 stycznia 2019 roku lub później, akta osobowe powinny być przechowywane przez 10 lat od dnia zakończenia zatrudnienia. Jeśli pracownik został zatrudniony przed dniem 31 grudnia 1998 r. okres przechowywania akt osobowych wynosi okres zatrudnienia oraz 50 lat od daty ustania zatrudnienia. Jeżeli pracownik zatrudniony pomiędzy dniem 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. możemy przechowywać jego akta osobowe w następujący sposób: Od 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, jednak dotyczy to wyłącznie osób zatrudnionych po 2019 roku. W przypadku pracowników, którzy dołączyli do firmy między 1999 a 2018 rokiem, można skrócić ten okres do 10 lat, po spełnieniu następujących warunków dodatkowych: przekazanie raportu Podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej tego pracownika obejmie zatem cały okres zatrudnienia, a także 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustanie, tj. do 31 grudnia 2029 r. W jakich przypadkach podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ulega przedłużeniu Powszechnie wiadomo, że od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony do 10 lat (art. 94 pkt 9b kodeksu pracy). Owo skrócenie nie dotyczy jednak orfBK. Zakończenie bytu prawnego spółki z poprzez jej rozwiązanie następuje po przeprowadzeniu procedury likwidacyjnej oraz po wykreśleniu spółki z rejestru. Likwidacja spółki oznacza konieczność wypełnienia szeregu obowiązków, które prawo nakłada na spółkę obowiązek archiwizacji dokumentów. Art. 288 § 3 kodeksu spółek handlowych wskazuje na obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów spółki także po jej rozwiązaniu. Dokumentację spółki oddaje się na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub uchwale wspólników. Jeśli umowa lub uchwała nie zawiera postanowienia o tym, komu ma zostać przekazana dokumentacja, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy - z urzędu lub na wniosek likwidatora. To, komu dokumentacja może zostać oddana na przechowanie oraz jak długo należy ją przechowywać zostało uregulowane odrębnie w przypadku różnych rodzajów dokumentacji. Wskazać należy, na trzy główne zbiory dokumentacji, a tym samym na trzy różne obowiązki dotyczące archiwizacji. Po pierwsze, pamiętać trzeba o obowiązkach wynikających z ustawy o rachunkowości z dnia r. Jak stanowi art. 73 tej ustawy, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe itp. mogą być przechowywane poza jednostką jedynie wtedy, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Można zatem zlecić przechowywanie takich dokumentów wyłącznie jednostce profesjonalnie świadczącej usługi archiwizacyjne. Ponadto, przechowywanie dokumentów rachunkowych spółki po jej likwidacji dookreśla art. 76 przedmiotowej ustawy, według którego zbiory jednostek, które zostały zlikwidowane przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. O miejscu przechowywania zbiorów kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej musi poinformować właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy. Zadaj pytanie na naszym FORUM! Okres przechowywania dokumentów Minimalny okres przechowywania dokumentów rachunkowych określa art. 74 ustawy o rachunkowości, według którego zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. W przypadku pozostałych zbiorów ustawa reguluje w zróżnicowany sposób okres ich przechowywania. I tak, przez okres pięciu lat przechowuje się: księgi rachunkowe; dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe i dokumenty. Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki należy przechowywać przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, jednak nie krócej niż 5 lat. W przypadku dowodów księgowych dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej okres przechowywania rozciąga się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną. Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym trzeba przechowywać przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowywać należy przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności, a dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu Sprawozdanie finansowe spółki - wymogi formalne Ordynacja podatkowa Po drugie, obowiązki dotyczące przechowywania dokumentów wynikają także z ordynacji podatkowej. Art. 32 ordynacji podatkowej wskazuje, że płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta (po upływie tego okresu płatnicy i inkasenci obowiązani są przekazać podatnikom dokumenty związane z poborem lub inkasem podatku). Natomiast w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku. W przypadku podatników zobowiązanych do prowadzenia ksiąg podatkowych, obowiązek przechowywania ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów trwa do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku podatników występuje taki sam obowiązek, jak w przypadku płatników i inkasentów - w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. Trzeci rodzaj obowiązku dotyczącego archiwizacji konstytuuje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. Ustawa ta w rozdziale 4b określa postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji pracodawcy. Art. 51u przedmiotowej ustawy wskazuje termin przechowywania dokumentacji, zgodnie z którym w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego dla dokumentacji osobowej - od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dla dokumentacji płacowej - od dnia wytworzenia. Pamiętać trzeba o tym, że przed przekazaniem dokumentacji do przechowywania należy ją uporządkować. Zobacz: Łączenie spółek a sytuacja pracowników Oddanie dokumentacji na przechowanie Oddając dokumentację na przechowanie należy pamiętać także o tym, że jest to usługa wykonywana odpłatanie, co oznacza, że wymagane jest zapewnienie odpowiednich środków finansowych na ten cel. Natomiast, jeśli pracodawca nie jest w stanie zapewnić środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji i fakt ten zostanie stwierdzony przez sąd rejestrowy na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa archiwizacja dokumentacji jest konieczna także po zakończeniu procedury likwidacyjnej spółki. Służyć ma ona przede wszystkim zachowaniu informacji dotyczących byłych pracowników, ale jej celem jest także zapewnienie różnym instytucjom dostępu do dokumentacji źródłowej. Zobacz: Rozwiązanie spółki cywilnej przez sąd Dokumenty pracownicze – akta osobowe Według Kodeksu pracy każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Szczegółowo omawia to rozporządzanie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 weszły również w życie nowe przepisy rozporządzenia, według których pracodawca musi przechowywać nie tylko, jak uprzednio, akta osobowe, ale także wszelkie inne dokumenty związane z okresem zatrudnienia pracownika. Druków i pism, jakie kryją się pod pojęciem „dokumentacja pracownicza”, może być naprawdę dużo. Są to wszelkie sporządzone na piśmie wnioski, zaświadczenia, decyzje i oświadczenia powiązane z zatrudnieniem, zarówno wychodzące od pracownika, jak i te udzielane mu przez pracodawcę. Prowadzenie i przechowywanie tych akt jest konieczne, bo choć wydawałoby się, że niektóre z nich są zbędnymi formalnościami, są one głównym poświadczeniem przestrzegania praw i należnych przywilejów pracowniczych, niezbędnym zarówno dla zatrudniającego, jak i zatrudnionego. Wzory dokumentów HR – dla kogo? Dokumenty niezbędne w toku zatrudnienia sporządzają zarówno pracownicy działu kadr i płac, jak i sami pracownicy. Istnieją bowiem druki, które zatrudniony przedkłada pracodawcy w określonym celu, np. chcąc uzyskać dzień wolny, składa wniosek o urlop. Dzięki gotowym szablonom wniosków pracownik nie musi się głowić nad odpowiednią formą i treścią pisma. Jednak zdecydowana większość dokumentów związanych ze stosunkiem pracy leży po stronie przedsiębiorcy. Pracodawcy, który nie prowadzi, bądź prowadzi nieprawidłowo dokumentację pracowniczą, grożą sankcje prawne. Według art. 281 pkt 6 Inspekcja Pracy jest uprawniona do nałożenia na takiego przedsiębiorcę mandatu lub kary grzywny, której wysokość może sięgać nawet 30 000 zł. Z czego składają się akta osobowe pracownika? Gromadzone w działach personalnych czy HR akta osobowe dzieli się na cztery najważniejsze grupy: A, B, C, D. Zgodnie z tym podziałem i ze wspomnianym wyżej rozporządzeniem wśród akt osobowych i dokumentacji pracowniczej powinny znajdować się: dokumenty wymagane przy ubieganiu się o zatrudnienie (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy itp.), a także skierowania na badania i orzeczenia lekarskie – część A, dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia (umowa o pracę, skierowania na badania, aneksy do umów i inne) – część B, dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia (wypowiedzenie umowy, rozwiązanie umowy o zakazie konkurencji itp.) – część C, dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika (zawiadomienia o przyznaniu kary porządkowej, odwołania od przyznania kary porządkowej i inne) – część D. Należy prowadzić i przechowywać również pozostałe akta wynikające ze stosunku pracy, takie jak: dokumenty związane z ewidencją czasu pracy, dokumenty dotyczące ubiegania się o urlop wypoczynkowy i udzielania go, druki dotyczące wypłacanego wynagrodzenia za pracę, wnioski i świadczeniami z nim związane, dokumenty związane z organizacją i czasem pracy, przydziałem odzieży/sprzętu do pracy i inne. Jak prowadzić dokumentację pracowniczą Jak już wspomnieliśmy, przedsiębiorca zatrudniający pracownika powinien prowadzić i przetrzymywać dokumenty dotyczące stosunku pracy nawiązanego z pracownikiem oraz akta osobowe, których rodzaje dzieli się na części A, B, C i D. Niezależnie od tego pracodawca zobowiązany jest także do prowadzenia dokumentów na potrzeby spraw podatkowych i dla ZUS. Przy spełnieniu określonych warunków od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza może być prowadzona jako e-akta, czyli w formie elektronicznej. Jeżeli pracownik posiada tzw. podpis kwalifikowany, może opatrzyć nim wnioski w postaci elektronicznej. Jeśli natomiast zatrudniony nie dysponuje takim podpisem, nadal można takiemu pracownikowi prowadzić e-akta, jeśli tylko wszelkie dokumenty sporządzone na piśmie i podpisane tradycyjnie zostaną zeskanowane i opatrzone kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy. Możliwe jest gromadzenie dokumentacji z procesów HR w obydwu formach, jednak należy to wówczas robić jednolicie: każdy zbiór dokumentacji powinien być przechowywany w jednej wybranej formie: elektronicznej lub tradycyjnej (np. wszystkie wnioski urlopowe pracowników – w elektronicznej, a zawiadomienia i oświadczenia – w formie papierowej). Ważne jest odpowiednie przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Sposób gromadzenia akt powinny cechować: poufność, integralność, kompletność i dostępność. Dokumenty w formie elektronicznej powinny być przechowywane w odpowiednim programie, zapewniającym bezpieczeństwo danych, chroniącym zarówno przed uszkodzeniem akt, jak i przed udostępnianiem ich osobom nieupoważnionym. Dokumenty HR a ochrona danych osobowych pracownika Szczególnie istotną kwestią przechowywania dokumentacji pracowniczej jest ta związana z ochroną danych osobowych. Odkąd weszły w życie normy europejskie RODO, odpowiednie obchodzenie się z wszelkimi pismami zawierającymi dane osobowe jest wymogiem, którego nieprzestrzeganie może grozić poważnymi konsekwencjami prawnymi i wysoką grzywną. Dla przedsiębiorców zatrudniających nowych pracowników kluczowe jest w tym aspekcie pozyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy – bez niej bowiem pracodawca nie ma prawa nawet skontaktować się w sprawie rekrutacji, mimo otrzymania danych kontaktowych bezpośrednio od zainteresowanej osoby. Dopiero po wyrażeniu jednoznacznej zgody (stosowna klauzula w CV lub treści maila) rekruter może w pełni legalnie skorzystać z danych kontaktowych kandydata i przedstawić mu ofertę czy przeprowadzić wstępną rozmowę o pracę. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika jest też potrzebna do prowadzenia jego dokumentacji od chwili zatrudnienia. Obszary takie jak kadry i płace dokumenty pracownicze przetwarzają w wielu procesach, związanych z wypłatami wynagrodzeń, rozliczaniem z ZUS lub z Urzędem Skarbowym. Dlatego też różne rodzaje umów o pracę bez względu na ich terminowość powinny zawierać zapis o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych pracownika, a każdy zatrudniony powinien się z takim oświadczeniem zapoznać i świadomie je podpisać. Jak długo przechowywać dokumenty pracownicze? Prawo pracy zobowiązuje do przechowywania dokumentacji pracowniczej po zakończeniu stosunku pracy od 10 do nawet 50 lat w zależności od tego, kiedy pracownik został zatrudniony. W przypadku zatrudnionych od 1 stycznia 2019 włącznie lub między 1999 a 2019 r. (jeśli zostały złożone do ZUSu stosowne oświadczenia) okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat. Jeżeli stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 1999 r., okres ten wynosi 50 lat. Były pracownik ma prawo do odebrania dokumentacji od pracodawcy po upływie wymaganego okresu przechowywania jeszcze tylko w przez miesiąc (kalendarzowy) od końca tego okresu. Jeżeli tego nie zrobi, pracodawca ma 12 miesięcy na zniszczenie akt – co ważne, muszą być one zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści (np. najlepiej za pomocą niszczarki). Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie skrócony do 10 lat. W niektórych przypadkach, nadal będzie trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej można podzielić na trzy grupy: - zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., - zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., - zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. Nowy - 10-letni okres przechowywania dokumentów będzie dotyczył pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami W stosunku do pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje dotychczasowy - 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. W myśl nowelizacji, pracodawca będzie miał możliwość skorzystania z krótszej archiwizacji, tj. 10 lat, pod warunkiem spełnienia dodatkowych obowiązków wobec ZUS: - jeżeli złoży do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie, dzięki czemu skróci wymagany okres do 10 lat, Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny ZUS RIA. - złoży oświadczenie ZUS OSW. Natomiast dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Ustawa nie przewiduje możliwości skrócenia okresu przechowywania dla tej grupy. Raporty informacyjne ZUS RIA W przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje co do zasady, 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca, który chce skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania, w oddzielnej deklaracji do ZUS powinien złożyć oświadczenie, że będzie składał raporty informacyjne za pracowników zatrudnionych w wymienionym okresie. Będzie mógł to zrobić w dowolnie wybranym miesiącu. Następnie, musi przekazać do ZUS raporty informacyjne za wszystkich ubezpieczonych. Więcej na ten temat przeczytasz -> Raport informacyjny ZUS RIA od 1 stycznia 2019 r. Jak liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji Dla pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy albo zatrudnionych między 1999 r. a 2018 r. (pod warunkiem, że złożono raport informacyjny) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10 - letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022 Magdalena PRAJSNAR HR&Payroll Senior w RSM Poland Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszło w życie wiele zmian w przepisach prawa pracy, które w zdecydowanej większości dotyczą zasad prowadzenia, przechowywania oraz postaci dokumentacji pracowniczej. Zmienił się również sam zakres gromadzonych dokumentów. Czy są to zmiany na lepsze? Zakres dokumentacji pracowniczej Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej od dnia 1 stycznia 2019 roku pracodawcy są zobowiązani prowadzić dokumentację pracowniczą dla każdego pracownika osobno. W skład takiej dokumentacji wchodzą: Akta osobowe pracownika Dokumenty związane z ewidencją czasu pracy Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego Karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej W ramach pierwszej głównej części dokumentacji pracowniczej, tj. akt osobowych, istotna zmiana dotyczy opisywania dokumentów przechowywanych w teczkach. Oczywistym udogodnieniem jest możliwość podzielenia części A, B i C akt osobowych na mniejsze części. Przykładowo, część B akt możemy podzielić tematycznie na część B1, gdzie będziemy przechowywać umowy pracownika wraz z aneksami do nich, a w części B2 – zaświadczenia lekarskie i potwierdzenia przebycia szkolenia okresowego BHP. Taki podział może znacznie przyspieszyć poszukiwanie konkretnych dokumentów i np. ich skopiowanie, kiedy zajdzie taka potrzeba. Poprzez wprowadzenie nowej części D, gdzie będą przechowywane dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, rozwiązany został nareszcie problem usuwania kar porządkowych z akt pracownika. W tym przypadku pracodawca jest zobligowany pogrupować dokumenty znajdujące się w części D, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Takie rozwiązanie sprawia, że odchodzi obowiązek ponownego sporządzania opisu akt oraz zmiany numeracji dokumentów wpiętych do teczek po uwzględnieniu kary porządkowej. Kolejną zmianą, z którą administracja kadrowa musi liczyć się od 1 stycznia 2019 roku, jest konkretne wskazanie przez Ustawodawcę, jak należy postąpić z aktami pracowniczymi w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika u tego samego pracodawcy. Zgodnie z nowym art. 945 Kodeksu Pracy działy personalne kontynuują prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej, pod warunkiem, że ponowne zatrudnienie nastąpiło w okresie, gdy zakład pracy jest zobowiązany nadal przechowywać dokumentację danego pracownika. Zatrudniony nie będzie musiał zatem ponownie składać dokumentów, które są już w posiadaniu pracodawcy. Jeżeli wcześniej złożył kopię świadectw pracy i kopię świadectwa szkolnego, nie będzie musiał ponownie ich okazywać, a staż do urlopu wypoczynkowego zostanie naliczony zgodnie z posiadanymi już przez pracodawcę dokumentami. W Kodeksie Pracy do zestawienia danych osobowych, których może żądać pracodawca od już zatrudnionej osoby, został dopisany numer rachunku płatniczego. Do dnia 22 stycznia 2019 roku pracownicy, którzy do tej pory mieli wypłacane wynagrodzenie w gotówce, muszą zostać powiadomieni przez pracodawcę o konieczności podania numeru konta. Jeżeli pracownik chciałby nadal otrzymywać wynagrodzenie w formie gotówkowej, w przeciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia powinien złożyć do pracodawcy pisemną prośbę o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Taki wniosek zakład pracy od dnia 1 stycznia 2019 roku zobowiązany jest przechowywać wraz z dokumentacją związaną z wypłatą wynagrodzenia. W części związanej z czasem pracy, pracodawcy zostali zobowiązani do przechowywania kart ewidencji czasu pracy, których zawartość jest ściśle określona w Rozporządzeniu , oraz wszelkie wnioski i oświadczenia dotyczące czasu pracy, takie jak na przykład zgody wyrażane przez rodziców na pracę w nadgodzinach lub na delegowanie do innego miejsca pracy. OUTSORCING Zadania niezwiązane bezpośrednio z podstawową działalnością firmy uniemożliwiają Ci jej rozwój i skupienie się na najważniejszych obszarach? DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ Sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej Zgodnie z nowymi przepisami, każda ze wspomnianych części dokumentacji pracowniczej, niezależnie od siebie, może być przechowywana w dwóch formach: dotychczasowej - papierowej lub nowej - elektronicznej. Oznacza to, że pracodawca ma prawo postanowić, iż w formie elektronicznej będzie przechowywać dokumentację związaną z urlopami wypoczynkowymi, ale pozostałe części dokumentacji może pozostawić w formie papierowej. Każda zmiana formy prowadzenia dokumentacji obliguje do ściśle określonych działań: Zmiana z formy papierowej na elektroniczną – wymaga zeskanowania osobno każdego dokumentu, nadania mu właściwej nazwy (która pomoże w odnalezieniu konkretnego dokumentu u konkretnego pracownika), a następnie opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną Zmiana z formy elektronicznej na papierową – wymaga wydrukowania każdego dokumentu i ręcznego podpisania przez osobę do tego upoważnioną Decyzja o formie przechowywania dokumentacji nie jest narzucana i na szczęście jest odwracalna. Jeżeli pracodawca po roku prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej zdecyduje się jednak na formę papierową, to będzie mógł zmienić sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej w każdej chwili. Obowiązkiem będzie wówczas powiadomienie wszystkich pracowników (obecnych i byłych) o tej zmianie oraz o możliwości odebrania dokumentacji pracowniczej, wobec której pracodawca podjął decyzję o zmianie formy jej prowadzenia w przeciągu 30 dni od momentu otrzymania powiadomienia. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Kolejna istotna nowelizacja Kodeksu Pracy, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku, zmienia okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca uzależnił ten okres głównie od daty zatrudnienia pracowników, których podzielił na 3 grupy: Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku – dokumentacja przechowywana bez zmian, czyli nadal przez 50 lat od momentu rozwiązania umowy Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 roku, a 31 grudnia 2018 roku – dokumentacja przechowywana przez okres 10 lat lub nadal przez 50 lat Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 roku – dokumentacja pracownicza przechowywana przez 10 lat W przypadku drugiej wymienionej powyżej grupy pracowników, okres ten zależy od postanowienia pracodawcy, który, podejmując decyzję o zastosowaniu skróconego okresu przechowywania dokumentów, jest zobowiązany do złożenia do ZUS druku OSW (oświadczenie o zamiarze przekazania raportów dla tej grupy pracowników), a następnie raportów imiennych RIA, które mają zastąpić składanie papierowych druków Rp-7 tj. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu za cały okres zatrudnienia pracownika lub zleceniobiorcy. W związku z powyższymi zmianami, pracodawca został zobowiązany do wydania dodatkowej informacji każdemu byłemu pracownikowi wraz ze świadectwem pracy oraz każdemu nadal zatrudnionemu pracownikowi, w przypadku, gdy zdecyduje się na skrócenie okresu przechowywania akt osobowych. Informacja taka powinna zawierać powiadomienie o okresie przechowywania teczek personalnych, możliwości ich odbioru po upływie obowiązkowego okresu przechowywania akt przez pracodawcę, a także o obowiązującym terminie zniszczenia dokumentacji, jeżeli pracownik nie zdecyduje się na jej odebranie w wyznaczonym terminie. Wiele z opisanych wyżej zmian to, w mojej ocenie, zmiany na lepsze. Pracodawcy będą mogli przechowywać dokumenty w każdej z części akt osobowych w sposób ułatwiający ich szybkie odszukanie, nie będzie też potrzeby ich modyfikowania w przypadku usunięcia z teczki pracownika druku nagany lub upomnienia. Zakłady pracy będą mogły przechowywać dokumentację w sposób dogodny dla nich w danym momencie: w formie elektronicznej lub papierowej. Zmiany formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej będą zdecydowanie mniej uciążliwe dla małych lub średnich pracodawców, którzy zatrudniają niewielu pracowników. Trudniej będą miały wielkie korporacje zatrudniające kilkaset lub więcej osób. Digitalizacja dokumentacji w takich firmach może być czasochłonna i kosztowna. Niemniej, to właśnie wielkie zakłady pracy mogą zyskać na zmianach najwięcej; mogą zredukować koszty związane z przechowywaniem papierowej dokumentacji, w łatwy i szybki sposób wyszukają wymagany dokument bez względu na okres zatrudnienia pracownika, którego dokumenty są analizowane. Zmniejszy się również ryzyko zagubienia lub zniszczenia dokumentacji w związku z pożarem czy powodzią. Łyżką dziegciu w tej beczce miodu mogą być z kolei zmiany dotyczące okresu przechowywania dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy. Do dnia 31 grudnia 2018 roku pracodawca był zobowiązany przechowywać karty czasu pracy przez 3 lata, tj. do czasu przedawnienia roszczeń. Teraz okres ten znacznie się wydłużył. Czy wprowadzone zmiany w Prawie Pracy okażą się zmianami na lepsze? Jak to zwykle bywa, każdy z pracodawców będzie musiał przekonać się o tym sam. CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ? Zapisz się do Newslettera RSM Poland, aby być na bieżąco w kwestiach prawa, finansów i podatków. Skorzystaj z wiedzy ekspertów już dzisiaj. Zapisz się Dokumentację pracowniczą przechowujemy po ustaniu zatrudnienia przez liczbę lat wskazaną w przepisach, licząc od dnia wystawienia ostatniego dokumentu. Dokumentacja pracownicza Okres przechowywania Akta osobowe pracowników 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z 2013 r. poz. 1440 ze zm. ) Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z 2013 r. poz. 1440 ze zm.) od zmiana z 50 na 10 lat Dokumentacja powypadkowa 10 lat (art. 234 § 31 Kodeksu pracy) Ewidencja czasu pracy pracowników (art. 149 Kodeksu pracy) 3 lata od zakończenia okresu którego ewidencja dotyczy. Przyjmuje się 3 lata z uwagi na 3 –letni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (art. 291 § 1 Kodeksu pracy) Ewidencja czasu pracy kierowców 3 lata od zakończenia okresu którego dotyczy (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r.) Aktualizacja wpisu z dnia Na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją okres przechowywania dokumentacji został zmieniony z 50 do 10 lat zmiana wejdzie w życie od

okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wzór